移転プロジェクト 報告

2012年8月15日

梅雨の合間の晴天に恵まれた2012年7月14日(土)、私たちは、自社ビル(写真左)からテナントビル(写真右)へ事務所を移転致しました。

移転に伴う引越の作業は、当社のポリシーである「手づくり」の本領を発揮。その作業のほとんどを社員の手で行い、我々はこのイベントを成功裡に終わらせることができました。

芝本ビル

引っ越し先のビル

 

芝本ビルへの感謝と別れ

まずは、移転プロジェクトをご紹介する前に、芝本ビルとの別れについて書かせていただきます。
先月7月2日(月)に創立95周年記念のイベントを芝本ビル屋上にて開催しました。
例年の創立記念式典とは様相を変えたプログラムで『ありがとう芝本ビル』と題して、50年近くお世話になり、多くの社員と激動の時代を見守ってきた芝本ビルへ、感謝と別れを告げました。そこで、私たちは式典から2週間後に控える移転プロジェクトの成功を改めて胸に誓ったのです……。

移転プロジェクトは5か月間にわたって行われました。その一部ではございますが、下記にご紹介させていただきます。

引越委員会発足から引っ越しまで。

今回の引っ越しの最大の目的は引っ越しするだけではなく、一つのプロジェクトを完遂する『達成感』の共有と、そこで培われる『連帯感』を育むことにも大きな意味がありました。私たちはその目的を遂げることができたと感じています。

引っ越しを牽引していくタスクフォースとして、私たち「引越委員会」が結成されたのは2012年の2月17日。営業、総務、財務と、様々なセクションから委員が選出されましたが、その殆どは会社の引っ越しなど一度も経験したことがない若手が中心でした。初回の集まりでは「会社の引っ越しって何をすればいいの?」という第一声からスタート。

「個人の引っ越しでも大変なのに、会社の引っ越しが本当にできるのか」
「もっとスピードを上げて動かないと間に合わないのでは……」
と不安を抱えながらも、通常の業務との優先度の兼ね合いにジレンマを感じ、具体的な進捗を見出せず時間だけがただ経過していく時期もありました。それでも、「自分たちのことは自分たちでやろう!」と自らを奮い立たせ、手探りながら情報収集に努めて、大小約50回ものミーティングを重ねながら、都度経営陣と共にその進捗状況を確認しあい、計画を実行へと移して行きました。

 

引越委員会打ち合わせ

その計画を実行に移して行く中で、最大の難事は『書類整理』であったと思い返されます。テナントビルではフロアスペースが限られているため、書類のスリム化を行う必要が生じたのです。そこで、各人が上司と共に資料を精査したところ30%の量を削減できました。

3か月前に全社で「書類一斉片付けDAY」というイベントを実施したばかりであったので、「これ以上減らせないのでは?」という声も方々で上がっておりましたが、隅々まで確認してみると古い資料が大量にありました。結果的に、前イベント分も含めれば前年比で約半分の書類を整理したことになります。

この『書類整理』は、引っ越し先のフロアスペース確保のために書類のスリム化を行いましたが、整理後のフロアを見ていると、以前は多くの無駄な書類に囲まれていた環境で仕事をしていたことに気付かされました。
この取り組みは『仕事の生産性』を意識する良い機会であり、仕事のスリム化にも繋がる取り組みだったと思っています。

あれこれと色々なことをやっている内に、あっという間に時間が経ちました。いよいよ引越間近の2012年7月9日(月)、私たち引越委員会は新事務所での営業初日を従来通りの態勢で迎えることを目標とする『DAY1成功』を標語に社内への説明会を行いました。

そこでは机や椅子、ダンボールの運び方、配線の抜き方の案内書も作り、一人ひとりが『引っ越しの流れ』をイメージできる場となり、各自が『会社の引っ越しがある』という漠然の意識から、『私たちで引っ越しをする』という当事者意識が生まれるきっかけになりました。それらの動きと併行して、電話やネット回線業者の手配、間仕切り工事、セキュリティ関係なども委員会で取り組み、本当に目まぐるしい日々でした。

引っ越し当日までに、このような準備を一つひとつ行って来ましたが、当日は不安で仕方がありませんでした。朝方には雨も降っており、どうなることかとメンバーも先行きを案じましたが、次第に晴れ間が見え始めると引っ越しの成功を信じ『やるしかない』と心を決め作業に取り掛かったのです。

-引越委員会・事務局からの説明会-
社員への周知を行い、コンセプトを説明しました。

 

-7月14日 引っ越し作業スタート時-
ラジオ体操の後、午前8時から行いました。

当日は札幌、仙台、大阪の社員も応援に駆けつけてくれました。懐かしいメンバーの参加に士気も上がり、結束を感じました。

 

社員のアイディアでエントランスとトラックの荷台との段差を無くす「橋」をつくったところ、作業効率が大幅にUPしました。

力仕事は男性社員が中心となり、女性社員は水分の配給や清掃などサポートを行いました。

 

机や椅子だけでなく、神棚やPCも互いに声を掛け合い、破損しないように運びました。

初めはどうなることかと思った引っ越しでしたが、予定を遥かに上回るスピードで仕事が進み、30分繰り上げて終了できました。

トラックの運転手さんからは、
「こんなにしっかりと段取りが決められた中で、社員みんながオフィスの什器・備品の運搬手順などを理解して作業した企業は中々ないよ。プロ顔負けだね」
とお褒めのお言葉もいただき、嬉しく思いました。
その後、ワンフロアとなる新事務所に全員が集まり懇親会を開催。無事に移転できたことを皆で祝いました。

‐お疲れ様会 北海道産とうもろこしを片手に-

 

‐お疲れ様会 移転先にて-

しかしながら、引っ越しが終わって喜んでばかりもいられません。やらなければならないことや要望も出て来ています。今後も落ち着くまでは委員会活動を継続し、2年後の再移転の時にはスムーズに引っ越しができるように、今から準備をしていくつもりです。

今後とも私たちにご期待下さい

この移転プロジェクトだけでなく、当社は創立88周年、90周年の節目などのイベント、歴代経営者の社葬や長年当社に貢献してくれた歴代社員の慰霊法要など、全て自分達で行っております。5年後には創立100周年を迎える中で、私たちもこの伝統を後輩達に引き継いでいかなければなりません。

日頃から様々なプロジェクトを営業・管理の垣根を越えて、一人ひとりの能力を結集し、何ごとも自分達でできるように最大限努力しています。それは、安易に外部の業者任せにしないことで、自分たちの業務とは異なるフィールドを知り、学べるチャンスとし、各人のレベルアップを図り、更にチームワークの醸成など、皆の心を一つにする効果があります。チームワークといえば、前本社ビルは3フロアに分かれていましたが、新事務所ではワンフロアになりました。物理的な距離も縮まったことで、2年間で新たなチームワークに繋がることを期待しています。

……と、ここまでは優等生的なコメントで書かせていただきましたが、現実はそう単純ではなく、社内を見渡せばコミュニケーションの齟齬(そご)、不足に気付かされます。コミュニケーションだけでなく、今までの問題・課題を改善していかなければならないと新事務所にて皆が感じているところです。

こういった当社の姿勢や問題意識の共有は、国事多難に見舞われている日本で、企業が今後も生き残って行くための原動力となると自負しており、お取引先のメーカー、ユーザーの皆様に、今後も一層の信頼を寄せていただける企業として、社員一同精進して参りたいと考えています。

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